Mobilne kasy fiskalne – dla kogo są przeznaczone i ile kosztują?

Mobilne kasy fiskalne to nowoczesne urządzenia, które zmieniły sposób ewidencjonowania sprzedaży poza tradycyjnymi punktami handlowymi.

Pracują online i spełniają wymogi ewidencjonowania w czasie rzeczywistym, zapewniając zgodność z przepisami i pełną mobilność dla przedsiębiorców działających w terenie.

Definicja i podstawowe charakterystyki mobilnych kas fiskalnych

Mobilna kasa fiskalna to kompaktowe, lekkie i energooszczędne urządzenie rejestrujące, dopuszczone do użytku na podstawie homologacji i dostosowane do pracy w zmiennych warunkach środowiskowych.

Najważniejsze cechy, które wyróżniają mobilne kasy fiskalne:

• niewielkie rozmiary i masa (często poniżej 1 kg),
• zasilanie akumulatorowe z długim czasem pracy (nawet do 20 godzin),
• łączność bezprzewodowa: GSM, WiFi lub Bluetooth,
• stała komunikacja z Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
• wytrzymała, odporna na kurz, wilgoć i wstrząsy obudowa.

Segmenty przedsiębiorców docelowych dla mobilnych kas fiskalnych

Po mobilne kasy sięgają firmy, które sprzedają lub świadczą usługi poza stacjonarną siedzibą – wszędzie tam, gdzie tradycyjna kasa byłaby niepraktyczna:

• przedstawiciele handlowi i mobilni sprzedawcy,
• firmy eventowe i organizatorzy imprez plenerowych,
• handel na targowiskach, bazarach i w modelu obwoźnym,
• mechanicy samochodowi i wulkanizatorzy przyjmujący płatności na miejscu,
• fryzjerzy i kosmetyczki (mobilnie lub w małych salonach),
• siłownie i kluby fitness z ograniczoną przestrzenią recepcji,
• piekarnie i cukiernie prowadzące sprzedaż mobilną lub targową,
• lekarze prowadzący praktykę prywatną oraz prawnicy i adwokaci z dojazdem,
• branża transportowa i kurierzy,
• małe punkty stacjonarne: kioski, sklepy osiedlowe, butiki,
• firmy łączące pracę w siedzibie z obsługą w terenie.

Zalety i funkcjonalność mobilnych kas fiskalnych

Mobilne kasy fiskalne łączą swobodę pracy w terenie z pełną zgodnością z przepisami i pracą online.

Najważniejsze korzyści dla użytkownika:

• pełna mobilność – praca bez stałego zasilania i internetu dzięki baterii i łączności bezprzewodowej;
• zgodność z CRK – transmisja danych w czasie rzeczywistym, obsługa e-paragonów i tryb pracy online;
• ergonomia i odporność – intuicyjne menu, czytelne ekrany (często dotykowe), klawiatury odporne na zabrudzenia;
• niższe koszty wdrożenia – brak skomplikowanej instalacji, oszczędność miejsca, szybkie uruchomienie;
• integracje – współpraca z terminalami płatniczymi, czytnikami kodów, wagami i systemami zarządzania;
• długi czas pracy – akumulatory wystarczające na cały dzień, nawet kilkanaście–kilkadziesiąt godzin.

Analiza rynkowa i dostępne modele

Poniżej zestawienie popularnych modeli mobilnych kas fiskalnych wraz z wybranymi cechami i orientacyjnymi cenami netto:

Model	Kluczowe cechy	Łączność	Baza PLU	Bateria/praca	Wymiary / masa	Cena netto
Posnet Mobile Online	najmniejsza na rynku, pamięć 4 GB (microSD), druk do 50 000 linii (~8000 paragonów)	WiFi/Bluetooth lub GPRS (modem GSM z SIM)	4000	długi czas na 1 ładowaniu	86 × 49 × 162 mm / ok. 400 g	1349–1499 zł
Posnet Ergo Online	solidna konstrukcja, rozbudowa funkcji, szybki mechanizm drukujący	zależnie od wersji	—	długi czas na 1 ładowaniu	—	—
Elzab K10 Online	nowoczesny ekran dotykowy, antypoślizgowa obudowa, wygoda w terenie	Bluetooth/WiFi	—	—	—	1690–1750 zł
Novitus Nano Online	kompaktowa, intuicyjna, nowoczesny interfejs	WiFi lub GSM	—	—	—	ok. 1590 zł
Aclas KOS_ON	najtańsza, ekonomiczna i niezawodna	zależnie od wersji	—	—	—	1200–1250 zł
Fawag Lite Online	mała, solidna, prosta w obsłudze; aż 5 sposobów połączenia z CRK	zależnie od wersji (np. WiFi)	—	—	—	1349 zł (standard) / 1479 zł (WiFi)
Elzab K1 Slim Online	najmniejsza i najlżejsza, nowoczesny design	np. WiFi	—	—	—	ok. 1490 zł
Datecs WP-50 Plus	kompaktowa, duża baza towarowa, mocny akumulator	—	duża	wiele godzin pracy	—	—
Novitus Next PRO Online	ekran dotykowy i system Android, rozbudowane możliwości	—	—	—	—	do ok. 2990 zł

Struktura cenowa i koszty mobilnych kas fiskalnych

Ceny mobilnych kas (2025) mieszczą się zwykle w przedziale od ok. 1200 do ponad 3000 zł netto w zależności od funkcji i wersji łączności.

Poza zakupem należy uwzględnić koszty eksploatacyjne i serwisowe:

• papier termiczny do wydruków,
• obowiązkowe przeglądy techniczne co 2 lata (w tym kontrola akumulatora i mechanizmu drukującego),
• instalacja i programowanie urządzenia (zwykle od ok. 150 zł w usługach lokalnych).

Ulga podatkowa na zakup kas fiskalnych online

Przedsiębiorca może odliczyć do 90% ceny kasy (bez VAT), ale nie więcej niż 700 zł na urządzenie – jeśli spełni określone warunki i nie korzystał wcześniej z tej ulgi.

Aby skorzystać z ulgi, trzeba spełnić następujące wymogi:

• faktura i pełna zapłata – posiadanie faktury zakupu i dowodu uregulowania całej należności;
• terminowe rozpoczęcie ewidencji – uruchomienie sprzedaży na kasie w wymaganym przepisami terminie;
• kasa online zgodna z wymogami – prawidłowa komunikacja i przesył danych do CRK;
• brak wcześniejszej ulgi – ulga przysługuje przy pierwszym wdrożeniu kas online;
• sposób rozliczenia – czynni podatnicy VAT odliczają w JPK_V7, zwolnieni składają wniosek o zwrot do naczelnika urzędu skarbowego.

Wybrani sprzedawcy oferują dodatkowe dopłaty (np. do 200 zł) ponad ustawowe 700 zł, co łącznie może dać nawet 900 zł wsparcia.

Wymagania prawne i obowiązki związane z mobilnymi kasami fiskalnymi

Od 1 lipca 2021 roku m.in. salony fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne muszą stosować kasy fiskalne online niezależnie od obrotu.

Kluczowe obowiązki użytkownika mobilnej kasy fiskalnej:

• rejestracja kasy w urzędzie skarbowym przed rozpoczęciem ewidencjonowania,
• fiskalizacja (jednorazowa aktywacja pamięci) przez uprawnionego serwisanta,
• stała łączność z CRK i przesył danych w czasie rzeczywistym (wymagane łącze internetowe),
• archiwizacja elektronicznych kopii paragonów w systemie,
• przeglądy techniczne co 2 lata – obowiązkowe,
• użytkowanie zgodnie z przepisami – w przeciwnym razie grożą kary i obowiązek wymiany urządzenia.

Kryteria wyboru idealnej mobilnej kasy fiskalnej

Dopasuj kasę do specyfiki działalności, wolumenu transakcji i warunków pracy w terenie.

• czas pracy na baterii – minimum 8 godzin, w terenie najlepiej 12–20 godzin;
• łączność z CRK – wsparcie WiFi i/lub GSM dla elastycznej transmisji danych;
• integracja z terminalem – niezbędna przy płatnościach bezgotówkowych (karty, BLIK, mobile);
• ergonomia i wytrzymałość – odporność na kurz, wilgoć i wstrząsy, wygodna obsługa;
• e-paragony i zgodność – aktualne oprogramowanie i pełna zgodność z przepisami;
• pojemność bazy PLU – zwykle 4000–5000 pozycji dla małych/średnich firm;
• szybkość druku – ok. 20–22 linie/s dla sprawnej obsługi kolejek;
• złącza i peryferia – czytniki kodów, wagi, integracje systemowe;
• serwis i gwarancja – dostępność wsparcia producenta (np. Posnet, Elzab), szybki serwis;
• interfejs użytkownika – prosta i intuicyjna obsługa dla zespołów o różnym poziomie kompetencji.

Porównanie mobilnych kas fiskalnych z alternatywnymi rozwiązaniami

Aby dobrać urządzenie do scenariusza pracy, warto znać różnice pomiędzy klasami sprzętu:

• mobilne vs stacjonarne – mobilne zapewniają niezależność i pracę w dowolnym miejscu, stacjonarne zwykle mają większą bazę PLU, szybszy druk i wygodę przy dużym wolumenie;
• mobilne vs drukarki fiskalne – drukarki wymagają komputera i oprogramowania, ale oferują głęboką integrację i wyższą wydajność; mobilne działają samodzielnie i prościej się wdraża;
• kiedy co wybrać – teren, eventy, obwoźny handel: kasa mobilna; duże sklepy i systemy POS: drukarka fiskalna; punkty stacjonarne o umiarkowanym wolumenie: kasa stacjonarna.

Trendy i perspektywy rynku mobilnych kas fiskalnych

Kierunek zmian wyznaczają przepisy i wygoda obsługi – powszechność kas online, lepsze baterie, większa pamięć i rozbudowana łączność (WiFi/GSM).

Producenci rozwijają ekrany dotykowe, integracje z chmurą (np. NoviCloud) oraz obsługę płatności bezgotówkowych i mobilnych. Coraz powszechniejsze są wersje bezprzewodowe eliminujące okablowanie i maksymalizujące mobilność.

Rekomendacje wyboru mobilnej kasy fiskalnej

Wybór modelu warto powiązać z budżetem i intensywnością pracy w terenie:

• budżet startowy – Aclas KOS_ON: najkorzystniejsza cena przy zachowaniu kluczowych funkcji;
• uniwersalna mobilność – Posnet Mobile Online lub Novitus Nano Online: kompaktowość, długa praca, elastyczna łączność;
• komfort dotyku i rozbudowa – Elzab K10 Online (dotyk, ergonomia) lub Novitus Next PRO Online (Android, rozbudowane funkcje).

Fiskalizację wykonuj u uprawnionego serwisanta i zapewnij sobie stały dostęp do wsparcia technicznego – to warunek bezawaryjnej pracy i zgodności z prawem.