Microsoft Volume Licensing to kompleksowy system umożliwiający organizacjom nabywanie licencji Microsoft w większych ilościach z korzyścią kosztową, uproszczonym zarządzaniem i większą elastycznością wdrożeń.
Ramy licencjonowania zbiorowego obejmują programy dopasowane do wielkości i struktury organizacji – od małych firm po duże przedsiębiorstwa – z różnymi poziomami zobowiązań i narzędziami administracyjnymi.
Aby szybko zorientować się w najważniejszych plusach Volume Licensing, zwróć uwagę na kluczowe korzyści:
- oszczędności kosztowe – progresywnie niższy koszt jednostkowy wraz ze wzrostem wolumenu zakupów;
- scentralizowane zarządzanie – wdrażanie, śledzenie i aktywacja licencji z jednego miejsca;
- elastyczność wdrożeń – łatwe skalowanie, modele hybrydowe i dopasowanie do realnych potrzeb;
- Software Assurance – prawa do nowych wersji, wsparcie i korzyści wdrożeniowe zwiększające ROI.
Definicja i fundamentalne założenia Volume Licensing
Microsoft Volume Licensing to program zakupowy, który pozwala nabywać licencje w ilościach hurtowych przy preferencyjnych cenach i uproszczonym zarządzaniu.
Zamiast kupować pojedyncze licencje detaliczne, organizacje konsolidują zakupy i płacą mniej za sztukę wraz ze wzrostem wolumenu, co realnie obniża TCO.
Kluczowa przewaga wykracza poza cenę – scentralizowana administracja ułatwia wdrażanie i zgodność, a Software Assurance łączy prawa do nowych wersji, wsparcie i narzędzia wdrożeniowe, zwiększając wartość inwestycji.
Główne programy licencjonowania zbiorowego
Program Open License
Program Open License (MOLP) historycznie był najprostszym modelem dla MŚP, umożliwiając zakup licencji wieczystych przy minimalnych zobowiązaniach startowych (zwykle od 5 punktów wartości) i elastycznym rozszerzaniu w czasie.
Od 1 stycznia 2022 r. Microsoft przestał przyjmować nowe umowy i odnowienia Open License dla klientów komercyjnych, co odzwierciedla przejście na nowoczesne modele subskrypcyjne. Prawa do wcześniej nabytych licencji pozostają ważne, a nowe zakupy realizuje się m.in. przez Cloud Solution Provider (CSP).
Program Open Value
Open Value rekomendowany jest dla organizacji z min. 5 komputerami. W cenie każdej licencji zawiera Software Assurance, pozwala rozłożyć płatności na 3 lata i zapewnia stabilność cen w okresie umowy.
Warianty dopasowują się do potrzeb: Open Value Organization-Wide wymaga licencjonowania wybranych produktów w całej organizacji i oferuje zniżki platformowe (np. przy Office, Windows, EMS), a Open Value Non-Organization-Wide umożliwia granularne zakupy bez zobowiązań globalnych.
Ochrona cen obejmuje również licencje dodane w trakcie umowy, co chroni przed podwyżkami i ułatwia skalowanie w rosnących firmach.
Open Value Subscription
Open Value Subscription to wariant subskrypcyjny – prawa do używania trwają w okresie umowy, co zmniejsza wydatki początkowe i ułatwia dopasowanie do aktualnej liczby urządzeń rok do roku.
Elastyczność pozwala skorygować liczbę subskrypcji wraz ze zmianą zatrudnienia lub sezonowością. SA jest wliczone, zapewniając prawa do aktualizacji, wsparcie i szkolenia bez dodatkowych kosztów.
Enterprise Agreement
Enterprise Agreement (EA) jest dedykowany dużym organizacjom (od 500 użytkowników/urządzeń, w sektorze publicznym od 250) i oferuje najgłębsze rabaty oraz maksimum elastyczności w horyzoncie 3 lat.
Proces true-up pozwala co roku skorygować licencje do realnego użycia, unikając nadmiernych zakupów. EA wspiera scenariusze hybrydowe (on‑premises + chmura) i umożliwia roczne płatności zamiast opłaty z góry.
Warianty rejestracji: Enterprise Enrollment (technologie użytkownika końcowego) oraz Server and Cloud Enrollment (serwery i chmura, obowiązkowe SA, pełne prawa do nowych wersji).
Program Select Plus
Select Plus zapewniał elastyczne licencjonowanie dla średnich i dużych firm, ale od 1 lipca 2016 r. nie przyjmuje nowych umów komercyjnych (nadal działa w sektorze publicznym i edukacji). Istniejący klienci mogą zamawiać i odnawiać SA, a nowi klienci komercyjni przechodzą do EA, Open Value lub Microsoft Customer Agreement.
Wycofanie Select Plus porządkuje portfolio i wspiera modele chmurowe i subskrypcyjne.
Aby szybko porównać kluczowe programy i ich zastosowanie, skorzystaj z poniższej tabeli:
| Program | Dla kogo | Model praw | Okres | Software Assurance | Płatności | Kluczowe atuty/uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Open Value | ~5–499 urządzeń | wieczyste | 3 lata | wliczone | roczne | stabilność cen, zniżki platformowe, wariant org‑wide lub granularny |
| Open Value Subscription | ~5–499 urządzeń | subskrypcja | 1–3 lata | wliczone | roczne | coroczna korekta ilości, niższe CAPEX |
| Enterprise Agreement | 500+ (250+ sektor publiczny) | wieczyste + subskrypcje | 3 lata | zależnie od rejestracji | roczne | true‑up, głębokie rabaty, scenariusze hybrydowe |
| MPSA | MŚP i duże | wieczyste + subskrypcje | elastyczny | opcjonalne | zależnie od zamówień | zakupy per transakcja, bez dużych zobowiązań |
| CSP | dowolne | subskrypcje | mies./roczny | nie dotyczy | miesięczne/roczne | sprzedaż przez partnera, wdrożenie i wsparcie w pakiecie |
| Select Plus | 250+ (komercyjny wycofany) | wieczyste | bezterminowy | opcjonalne | zależnie od zamówień | dla sektora publicznego nadal dostępny |
Struktura i mechanizmy zarządzania licencjonowaniem
Volume Licensing Service Center i migracja do Microsoft 365 Admin Center
Volume Licensing Service Center (VLSC) był główną platformą do zarządzania umowami, pobrań i kluczy. W kwietniu 2024 r. został wycofany, a funkcje przeniesiono do Microsoft 365 Admin Center.
Nowe, zunifikowane środowisko łączy zarządzanie licencjami, subskrypcjami, użytkownikami i rozliczeniami w jednym miejscu. Umowy (EA, Select Plus, rejestracje akademickie, Open Value) są widoczne w sekcji Billing > Volume Licensing.
Dla przechodzących z VLSC do M365 Admin Center warto zapamiętać kluczowe zmiany:
- jedno centrum administracji – spójne zarządzanie licencjami on‑premises i chmurowymi w jednym interfejsie;
- zachowane role i uprawnienia – mapowanie ról VLSC do ról w M365 (z modyfikacjami, np. rozszerzone uprawnienia Online Subscription Manager);
- pełny wgląd w kontrakty – szybki dostęp do stanów licencji, kluczy produktów, pobrań i zgodności dla wszystkich umów;
- lepsza spójność operacyjna – mniej kont i ścieżek dostępu, prostszy onboarding administracyjny.
Volume Licensing Central
Volume Licensing Central (od 7 listopada 2022 r.) to platforma dla partnerów i resellerów, koncentrująca się na cyfrowej samoobsłudze, efektywności transakcji i zaawansowanej analityce.
Zapewnia narzędzia do obsługi zamówień, analiz cen, raportowania i monitorowania zgodności, wspierając złożone scenariusze multi‑klientowe i wieloumowne.
Licencjonowanie oparte na grupach w Microsoft Entra ID
Group-based licensing w Microsoft Entra ID pozwala przypisywać licencje do grup (także dynamicznych) zamiast pojedynczych użytkowników, co automatyzuje nadawanie i odbieranie uprawnień.
Aby prawidłowo korzystać z licencjonowania opartego na grupach, pamiętaj o następujących zasadach:
- wystarczająca pula licencji – liczba licencji musi pokrywać liczbę unikalnych członków wszystkich grup licencjonowanych;
- automatyzacja przypisań – nowi członkowie otrzymują licencje automatycznie, odchodzący tracą je bez działań ręcznych;
- sumowanie uprawnień – użytkownik w wielu grupach otrzymuje łączny zestaw produktów i usług.
Mechanizmy cen i modele płatności
Struktury cen wolumenowych
Ceny opierają się na progach wolumenowych – większe wolumeny dają lepsze stawki i stabilność cen przez 2–3 lata, z ochroną ceny dla ilości dodanych w trakcie umowy.
Kiedy kumulatywne zakupy przekroczą próg, dalsze zamówienia korzystają z lepszych stawek automatycznie, a korekty w dół zwykle następują w cyklu rocznicowym.
Dla przejrzystości najważniejsze mechanizmy cenowe można streścić następująco:
- progi wolumenowe – im większy wolumen, tym niższa cena jednostkowa;
- ochrona ceny – nowe ilości dziedziczą warunki cenowe bazowe w okresie umowy;
- automatyczne korekty – osiągnięcie wyższego progu natychmiast aktywuje lepsze stawki;
- rozliczenia rocznicowe – okresowe wyrównania i ewentualne korekty w dół.
Opcje płatności i korzyści z płatności ratalnych
Programy oferują płatność z góry (prostsza księgowość) lub roczne raty (lepsze dopasowanie do budżetu). W Enterprise Agreement rozłożenie zobowiązania na 3 równe płatności szczególnie ułatwia planowanie finansowe.
Proces true-up i coroczne rozliczenie
True-up to coroczne uzgodnienie stanu licencji do faktycznego użycia – dodajesz to, co realnie wykorzystujesz, unikając nadlicencjonowania.
Harmonogram prac wokół rocznicy umowy wygląda typowo tak:
- 120 dni przed – wstępna rozmowa o zmianach i planach na kolejny rok;
- 90 dni przed – przegląd i weryfikacja wolumenów, produktów, usług;
- 60 dni przed – przygotowanie zamówień i wewnętrzne akceptacje;
- 30–60 dni przed – złożenie finalnego zamówienia true‑up, aby korekty obowiązywały przy odnowieniu.
Zasoby oprogramowania i kluczy produktów
Pobieranie oprogramowania
Pobrań dokonuje się z katalogów w portalach administracyjnych – administratorzy mogą pobierać obrazy ISO, wybierając języki i architektury. Nie wszystkie produkty mają media do pobrania (część usług chmurowych udostępnia się bezpośrednio w panelach).
Dystrybucja fizyczna (CD/DVD) została w dużej mierze zastąpiona kanałami cyfrowymi.
Klucze produktów i metody aktywacji
Multiple Activation Keys (MAK) to rekomendowana metoda w większości scenariuszy – każdy klucz ma limit aktywacji (możliwy do zwiększenia po uzasadnieniu biznesowym). MAK działa jako aktywacja niezależna (urządzenie łączy się z Microsoft) lub aktywacja pośrednia (serwer wdrożeniowy wysyła zbiorcze żądania).
Key Management Service (KMS) jest alternatywą dla środowisk o dużej skali – lokalne hosty KMS aktywują urządzenia w sieci, ograniczając zależność od łączności zewnętrznej i wspierając izolowane segmenty.
Zasoby Software Assurance
Kompleksowe portfolio korzyści
Software Assurance (SA) to pakiet korzyści zwiększających wartość inwestycji: prawa do nowych wersji, wsparcie, szkolenia, mobilność licencji, uprawnienia DR i korzyści chmurowe.
Najważniejsze świadczenia SA obejmują:
- New Version Rights – aktualizacja do najnowszych wersji bez dodatkowych kosztów;
- Spread Payments – płatność za SA w 3 rocznych ratach dla przewidywalności budżetu;
- Step-up Licensing – ekonomiczne podnoszenie edycji (z niższej do wyższej) w trakcie umowy;
- Training and Support Services – szkolenia techniczne i dedykowane wsparcie wdrożeniowe;
- License Mobility through SA – przenoszenie wybranych aplikacji serwerowych do środowisk hostowanych;
- Azure Hybrid Benefit – wykorzystanie licencji Windows Server/SQL Server w Azure dla znacznych oszczędności;
- Prawa do Disaster Recovery – pasywne instancje failover dla ciągłości działania;
- Microsoft Desktop Optimization Pack – personalizacja i zarządzanie stacjami roboczymi, zgodność aplikacji i wzmocnione bezpieczeństwo.
Porównanie różnych programów licencjonowania
Open Value najlepiej sprawdza się przy 5–499 urządzeniach: uproszczone zarządzanie, SA w pakiecie, koszty rozłożone na 3 lata. Open Value Subscription dodaje model subskrypcyjny i coroczną elastyczność ilości.
Enterprise Agreement jest optymalny dla 500+ urządzeń: głębokie rabaty, elastyczność hybrydowa i true‑up dla precyzyjnego dopasowania licencji do zużycia.
MPSA wspiera zakupy per transakcja bez dużych zobowiązań, a CSP umożliwia nabywanie subskrypcji przez partnerów z wdrożeniem, wsparciem i elastycznymi rozliczeniami.
Korzyści i zalety Volume Licensing
Optymalizacja kosztów i przewidywalność budżetu
Oszczędności względem cen detalicznych sięgają zwykle 15–45%, szczególnie przy standaryzacji na platformach Microsoft.
Przewidywalne harmonogramy płatności i ochrona cen ułatwiają planowanie wieloletnie i poprawiają płynność finansową.
Uproszczone zarządzanie licencjami
Scentralizowane platformy i klucze zbiorcze redukują pracochłonność administracyjną oraz ryzyko błędów i niezgodności.
Automatyzacja przypisań (group-based licensing) minimalizuje nad- i niedolicencjonowanie i skraca czas operacji IT.
Elastyczność i skalowalność
Elastyczne wolumeny i coroczne korekty pozwalają rosnąć bez nadmiernych zakupów i redukować koszty, gdy skala maleje.
Spójne licencjonowanie hybrydowe umożliwia płynne przejścia między środowiskami lokalnymi i chmurowymi.
Ostatnie zmiany i ewolucja ekosystemu
Wycofanie komercyjnego programu Open License
Od 1 stycznia 2022 r. Open License dla komercji został wycofany, co przesuwa MŚP w kierunku CSP, Open Value lub EA. Prawa do wcześniej nabytych licencji trwają bezterminowo.
Migracja z VLSC do Microsoft 365 Admin Center
Konsolidacja administracji w M365 Admin Center upraszcza zarządzanie licencjami i eliminuję równoległe ścieżki z VLSC, podnosząc spójność operacyjną.
Kluczowe jest nadanie właściwych ról administratorom, aby zachować pełną funkcjonalność znaną z VLSC.
Pojawienie się hybrydowych modeli licencjonowania
Modele hybrydowe pozwalają łączyć licencje wieczyste on‑premises z subskrypcjami chmurowymi – migracja do chmury może postępować stopniowo, w zgodzie z potrzebami biznesu.
Praktyczne zastosowania i dobre praktyki
Aby maksymalizować wartość Volume Licensing, wdroż systemowe podejście do zarządzania licencjami i regularnie weryfikuj zgodność:
- wyznacz właścicieli obszaru – dedykowani administratorzy licencji z jasno opisanymi obowiązkami;
- prowadź cykliczne audyty – przegląd stanów licencji vs. użycie, zwłaszcza przed true‑up;
- standaryzuj ewidencję – rozróżniaj licencje wieczyste, subskrypcje i modele hybrydowe;
- aktywnie korzystaj z SA – uruchamiaj niewykorzystane korzyści (License Mobility, DR, szkolenia);
- szkol zespół IT – warunki umów, struktury cenowe i wymagania zgodności muszą być dobrze znane;
- używaj group‑based licensing – automatyzuj przypisania według działów, ról i atrybutów;
- planuj budżet wieloletni – korzystaj z ochrony cen i płatności ratalnych dla przewidywalności.